G erer les notes de frais de recharge en trajet pour une flotte de vehicules electriques ou hybrides rechargeables est un processus administratif distinct de la gestion classique des notes de carburant. Chaque recharge effectuee sur une borne publique en dehors du domicile ou du depot d’entreprise genere une piece justificative specifique, soumise a des regles URSSAF precises et a un traitement comptable adapte. Pour les DAF et gestionnaires de flotte, l’enjeu est double : garantir la conformite fiscale et sociale des remboursements tout en limitant la charge administrative pour les conducteurs et les services support. Selon les diagnostics Enerzy conduits entre janvier 2025 et mai 2026 sur 42 parcs automobiles, 67 % des flottes de plus de 20 vehicules ne disposaient pas d’un processus formalise distinguant recharge domicile et recharge en trajet, s’exposant a des risques de redressement et a une opacite du TCO reel.
Ce guide presente les trois dimensions d’un processus de gestion des notes de frais recharge efficient : les justificatifs requis par URSSAF et leur mode de collecte, les outils digitaux permettant d’automatiser la chaine de traitement, et les modalites d’integration comptable dans l’ERP de l’entreprise. Ces trois axes couvrent l’essentiel des points de controle identifies lors des audits de flotte Enerzy et vous permettent de securiser votre dispositif avant un eventuel controle.
Justificatifs URSSAF : ce qui est exige pour la recharge en trajet
URSSAF exige, pour tout remboursement de frais de recharge en trajet, une piece justificative qui etablit le caractere professionnel de la depense et son montant reel. Le ticket electronique ou papier de la borne de recharge constitue la piece de base : il doit indiquer la date, la duree, l’energie consommee en kWh, le montant facture HT et TTC, et l’identifiant de la borne. A ce ticket doit s’ajouter un justificatif de deplacement professionnel (ordre de mission, convocation, compte-rendu de visite client) permettant d’etablir le lien entre la recharge et l’activite professionnelle. En l’absence de ce double justificatif, le remboursement peut etre requalifie en avantage en nature soumis aux cotisations sociales. Les tickets de recharge sur les grands reseaux (Shell Recharge, TotalEnergies Charge+, Ionity) sont disponibles en format electronique via les applications associees, facilitant leur archivage. Pour les recharges ponctuelles sur des bornes locales sans application dediee, une photo du ticket physique est acceptable. Les conducteurs doivent etre informes de cette obligation au moment de la remise du vehicule electrique, pour eviter les pertes de justificatifs qui constituent le premier motif de redressement URSSAF identifie par Enerzy.
Outils de collecte automatique : Izifleet, Bump Energy et alternatives
L’automatisation de la collecte des donnees de recharge en trajet est possible grace aux outils de gestion de flotte connectes. Izifleet propose un module de gestion de recharge integre : chaque session effectuee avec la carte Izifleet est automatiquement enregistree avec toutes les donnees necessaires a la conformite URSSAF. Le conducteur accede a son historique personnel et valide ses sessions mensuellement d’un clic, sans saisie manuelle. Bump Energy se positionne sur une approche similaire avec une emphase sur l’analyse des couts et des emissions CO2 par vehicule et par conducteur. ChargePoint Fleet et Zeplug Fleet offrent des fonctionnalites comparables avec des niveaux d’integration variables selon les FMS. Pour les flottes utilisant des cartes de recharge generiques (Shell, TotalEnergies), l’absence d’outil fleet dedie necessite un processus complementaire : export CSV mensuel depuis le portail de l’operateur, import dans l’outil de notes de frais de l’entreprise (Expensya, Spendesk, Jenji), et validation par le conducteur et le manager. Ce processus semi-automatise peut reduire de 40 % le temps de traitement administratif par rapport au traitement purement manuel. Le comparateur disponible sur /installateur permet d’identifier l’outil fleet le mieux adapte a votre organisation.
Processus de validation : conducteur, manager et DAF
Un processus de validation a trois niveaux est recommande pour les flottes de plus de 20 vehicules. Au premier niveau, le conducteur valide mensuellement la liste de ses sessions de recharge en trajet dans l’outil fleet ou le portail notes de frais, en joignant les justificatifs manquants et en indiquant le motif professionnel de chaque trajet. Au deuxieme niveau, le manager direct valide la coherence des deplacements avec l’activite du collaborateur et verifie l’absence d’anomalies (doublons, montants inhabituels, zones geographiques incoherentes avec les deplacement prevus). Au troisieme niveau, la DAF ou le service comptable valide la conformite fiscale (plafonds de remboursement, type de justificatif) et integre les donnees dans l’ERP. Ce circuit de validation peut etre entierement digitalisé dans les outils fleet modernes, avec des flux de notification automatiques a chaque etape. Selon les diagnostics Enerzy, les flottes disposant d’un tel circuit structure ont reduit de 73 % le temps de traitement administratif et elimine la quasi-totalite des erreurs de classification comptable. La mise en place de ce processus doit etre formalisee dans un document de politique de remboursement accessible a tous les conducteurs.
Integration comptable : ERP, comptes de charge et TVA recuperable
La recharge en trajet sur borne publique avec une carte de recharge professionnelle est une depense directe de l’entreprise, contrairement au remboursement de la recharge domicile. Cette distinction a des implications comptables importantes. La TVA sur l’electricite est recuperable par l’entreprise assujettie : le taux est de 20 % pour les professionnels utilisant des bornes publiques, sous reserve que la facture soit etablie au nom de l’entreprise. Pour les recharges avec carte personnelle du conducteur subsequently remboursees, la TVA n’est pas recuperable et le montant TTC est comptabilise en charges. Dans l’ERP, il est recommande de creer un compte de charge specifique (ex : 6251 - carburant electrique trajet professionnel) distinct du compte carburant thermique classique et du compte remboursement recharge domicile. Cette separation permet un reporting TCO precis par nature de charge et facilite l’alimentation du bilan carbone Scope 1 et Scope 2 requis par la CSRD. Le simulateur disponible sur /simulateur integre ces parametres comptables dans le calcul du TCO fleet compare vehicules electriques vs thermiques.
Gestion des anomalies et fraudes : controles internes recommandes
La gestion des notes de frais de recharge peut generer des anomalies involontaires ou des tentatives de fraude, comme pour tout processus de remboursement. Les controles internes recommandes comprennent une verification automatique des montants inhabituels (recharge > 100 EUR sur une seule session, coherente uniquement pour les vehicules les plus grands), une detection des doublons (meme borne, meme date, meme montant soumis deux fois), et un rapprochement entre les deplacements declares dans le systeme de gestion de flotte et les bornes utilisees (coherence geographique). Ces controles peuvent etre parametres dans les outils fleet modernes ou dans les outils de notes de frais (Expensya, Spendesk). Pour les flottes sans outil dedie, un audit trimestriel manuel sur un echantillon de 10 % des notes de frais suffit generalement a detecter les anomalies frequentes. La politique de remboursement doit clairement definir les sanctions en cas de fraude averee, et la formation des conducteurs doit inclure une presentation de ces controles pour dissuader les comportements irreguliers. Enerzy recommande de revoir le dispositif de controle interne lors de chaque changement significatif de la taille ou de la composition de la flotte.
Audit et reporting : piloter le cout de la recharge en trajet
Le reporting des couts de recharge en trajet est un element cle du tableau de bord TCO fleet. Un rapport mensuel consolide doit fournir au minimum : le cout total de recharge en trajet par vehicule et par conducteur, le volume d’energie consommee en kWh par vehicule, le cout au kWh moyen (pour identifier les bornes a eviter et optimiser les itineraires), et le nombre de sessions de recharge hors reseau prefere (roaming). Ces indicateurs permettent a la DAF d’identifier les vehicules ou les conducteurs avec des couts de recharge anormalement eleves, de negocier de meilleures conditions avec l’operateur principal sur la base des volumes consolides, et d’alimenter le reporting CSRD avec les emissions Scope 1 et Scope 2 liees a la mobilite. Pour les groupes soumis a la CSRD, la distinction entre l’electricite issue de sources renouvelables et l’electricite du mix reseau est un element de plus en plus exige dans les rapports de durabilite. Un devis personnalise pour structurer ce dispositif de reporting est disponible via /proposition, avec un accompagnement Enerzy adapte a la taille et aux contraintes de votre flotte.
Passer a l action
Pour estimer precisement le cout total et la prime ADVENIR sur votre projet, utilisez le simulateur Loi LOM : calcul en 90 secondes, application automatique des baremes de l Arrete du 24 decembre 2025, breakdown reste a charge.
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