G érer l’accès aux bornes IRVE pour les prestataires, sous-traitants et intervenants extérieurs est une problématique que de nombreuses entreprises découvrent après le déploiement, sans l’avoir anticipée. Un électricien qui intervient plusieurs jours sur le site, un transporteur dont le camion électrique doit se recharger entre deux livraisons, un consultant en déplacement avec sa voiture de fonction électrique : ces situations de plus en plus fréquentes posent des questions concrètes d’accès, de sécurité, de facturation et de responsabilité. Les systèmes de gestion de recharge (CPMS) modernes offrent des outils adaptés (badges temporaires, QR codes, plafonds de consommation) qui permettent d’accueillir ces utilisateurs sans compromettre la sécurité ni l’équité vis-à-vis des salariés permanents.
La politique d’accès IRVE pour les tiers doit être définie, documentée et communiquée avant le premier incident. Elle précise qui peut accéder aux bornes, dans quelles conditions, avec quel mode d’identification, et selon quelle politique de facturation. Cette charte interne protège l’entreprise juridiquement et évite les litiges avec les prestataires.
Segmenter les accès : salariés, prestataires réguliers et visiteurs ponctuels
La première décision à prendre lors de la mise en place d’une politique d’accès IRVE pour les tiers est la segmentation des utilisateurs en catégories distinctes, chacune avec des droits et des conditions d’accès différents. Les salariés permanents constituent la catégorie principale : ils bénéficient d’un badge RFID nominatif à durée illimitée, rattaché à un profil utilisateur dans le CPMS avec des droits étendus (accès à l’ensemble des bornes du périmètre entreprise, sans plafond de consommation). Les prestataires réguliers (dont la fréquence de visite est mensuelle ou plus) peuvent bénéficier d’un badge à renouvellement périodique (mensuel ou trimestriel) avec un accès restreint aux bornes du parking prestataires et un plafond de consommation mensuel. Les visiteurs ponctuels (intervenant une fois ou quelques fois par an) sont gérés par QR code ou session guest, sans badge physique, avec une durée d’accès strictement limitée à la période de leur visite. Cette segmentation permet d’adapter les contraintes administratives à la fréquence et à l’enjeu de chaque type d’accès, sans alourdir la gestion quotidienne avec des procédures disproportionnées.
Configurer le CPMS pour les accès temporaires : étapes techniques
La configuration du CPMS (Charge Point Management System) pour la gestion des accès temporaires est une opération administrative qui ne requiert pas d’intervention physique sur les bornes. Chaque CPMS propose un module de gestion des utilisateurs avec des fonctionnalités spécifiques pour les accès temporaires. Pour créer un badge temporaire, l’administrateur accède au back-office, crée un nouvel utilisateur avec les informations minimales requises (nom, entreprise, email), lui attribue un identifiant RFID ou génère un QR code, fixe une date de début et une date de fin de validité, et définit les bornes accessibles et les plafonds de consommation. La plupart des CPMS (Charge Amps, Easee, Webfleet, Freshmile Business) permettent d’automatiser partiellement cette procédure via une API ou un portail self-service où l’intervenant lui-même renseigne ses informations et reçoit son accès après validation par l’administrateur. Cette automatisation réduit la charge administrative de l’équipe en charge de l’IRVE et supprime les risques d’oubli de désactivation d’un accès après la fin de la mission du prestataire.
Organiser la signalétique et l’information des intervenants extérieurs
La signalétique autour des bornes IRVE joue un rôle crucial pour guider les intervenants extérieurs qui ne connaissent pas les lieux. Des panneaux clairs indiquant les bornes réservées aux visiteurs et prestataires, les bornes réservées aux salariés, et les bornes ouvertes à tous permettent d’éviter les tensions et les occupations non conformes. La durée maximale de stationnement sur les emplacements IRVE doit être affichée (par exemple : stationnement autorisé uniquement pendant la charge, pas de stationnement prolongé après la fin de la session). Une affiche d’information avec le numéro de contact de l’administrateur IRVE et la procédure d’obtention d’un accès temporaire doit être placée sur chaque borne visiteurs. Pour les intervenants qui arrivent avec un véhicule électrique non prévu, un QR code affiché sur la borne permettant de demander un accès en temps réel (formulaire simple sur mobile) peut réduire les délais d’accueil. Cette signalétique doit être maintenue en bon état et mise à jour lors de chaque modification de la politique d’accès.
Mettre en place un processus de demande et de validation des accès
Un processus formalisé de demande et de validation des accès IRVE temporaires est indispensable dans les entreprises avec un volume significatif d’intervenants extérieurs. Ce processus doit être simple pour l’intervenant et efficace pour l’administrateur. La demande peut être initiée par le prestataire lui-même via un formulaire en ligne (Google Form, formulaire Tally, ou portail intégré au CPMS) ou par le responsable interne qui gère la relation avec le prestataire. Le formulaire doit collecter les informations minimales nécessaires : nom et prénom de l’intervenant, entreprise, motif de la visite, dates prévues d’intervention, modèle et plaque d’immatriculation du véhicule électrique. La validation de la demande peut être automatique (pour les prestataires référencés) ou manuelle (pour les nouveaux intervenants ou les demandes d’accès étendu). L’administrateur IRVE reçoit une notification, valide la demande et envoie le QR code ou les instructions d’activation du badge par email. Une trace de chaque demande et de chaque validation est archivée dans le CPMS ou dans un fichier partagé, pour permettre les vérifications a posteriori.
Refacturation et reporting des consommations des tiers
Le suivi des consommations des intervenants extérieurs est utile non seulement pour la facturation éventuelle, mais aussi pour piloter la politique d’accès et anticiper les besoins futurs en infrastructure. La plupart des CPMS modernes génèrent automatiquement des rapports de consommation par utilisateur, par borne et par période. Pour la refacturation aux prestataires, le rapport de consommation constitue la base de la facture : il indique pour chaque session l’identifiant de l’utilisateur, la date et l’heure de début et de fin, l’énergie consommée en kWh et le coût calculé au tarif défini. Ce rapport peut être exporté en CSV ou PDF et transmis au prestataire en annexe de la facture de prestation. Pour les entreprises qui souhaitent automatiser davantage, certains CPMS s’interfacent directement avec les outils de facturation (Sage, Cegid, SAP) via une API, ce qui évite la ressaisie manuelle des données. Un reporting mensuel agrégé par catégorie d’utilisateur (salariés, prestataires réguliers, visiteurs) permet à la direction de mesurer l’impact financier de la politique d’accès tiers et de la faire évoluer si nécessaire.
Intégrer la gestion des accès IRVE dans la politique SST et les plans de prévention
La gestion des accès IRVE pour les intervenants extérieurs ne se limite pas à une question technique et administrative : elle s’inscrit dans le cadre plus large de la santé, sécurité au travail (SST) et des obligations de l’entreprise donneur d’ordre vis-à-vis de ses prestataires. Pour toute intervention d’une durée supérieure à 400 heures annuelles ou présentant des risques spécifiques, un plan de prévention doit être établi conjointement entre l’entreprise d’accueil et l’entreprise prestataire. Ce plan de prévention doit intégrer les consignes de sécurité liées à l’utilisation des bornes IRVE (comportements interdits, contacts d’urgence, procédures en cas d’incident). Pour les interventions ponctuelles ne déclenchant pas l’obligation de plan de prévention, une fiche de consignes de sécurité IRVE (comment utiliser la borne, que faire en cas d’anomalie, qui contacter) doit être remise à l’intervenant dès son arrivée sur site. Ces dispositions protègent l’entreprise en cas d’accident et démontrent une démarche responsable dans la gestion de son infrastructure de recharge, ce qui peut également valoriser l’image de l’entreprise auprès de ses partenaires commerciaux.
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